АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕСТОРАНОМ

В редакцию журнала «РестораторЪ» приходят письма от управляющих, директоров ресторанов с просьбой разъяснить все нюансы работы автоматизированных систем.
Нам любезно согласился помочь господин Радомир Новкович, директор компании «ХВОЯ Интегра», г. Одесса.

— Что дает система автоматизации ресторану?

— В первую очередь, оперативность получения данных о деятельности компании, контроль работы сотрудников, уменьшение возможностей для воровства и злоупотреблений персонала. Безусловно, с помощью систем автоматизации можно добиться сокращения издержек на
административный персонал, повышения рентабельности. Я считаю, что без грамотной автоматизации невозможна правильная оптимизация складских запасов, повышение лояльности гостей ресторана (применение дисконтных систем, поздравления постоянных посетителей с днем рождения, ускорение процесса обслуживания и расчета).

— Как реализовать программу на 100 % (чаще всего компании, которые занимаются установкой автоматизации в ресторане, не проводят обучающие занятия для персонала, поэтому программа управления работает максимум на 30 %)?

— Во-первых, необходимо тщательно выбирать систему учета и компанию, которая будет производить работы по внедрению. Обратите внимание на то, где такая программа уже установлена, и каким ресторанам автоматизировала учет фирма, с которой вы планируете сотрудничать. Не поленитесь проверить предоставленные вам данные о клиентах, так как среди клиентов зачастую указывают компании, которые просто купили данный программный продукт, а не успешно его у себя внедрили. Ищите компании, которые предлагают вам не программный продукт, а результат — внедренную автоматизированную систему учета, полностью удовлетворяющую потребности заказчика.

Во-вторых, не стоит экономить на обучении персонала. Каким бы качественным ни был автомобиль, ему нужен хороший водитель. Ведь не зря для езды на особо мощных спортивных машинах необходимо проходить отдельные курсы экстремального вождения. Если вы хотите добиться максимального результата, не жалейте денег на обучение персонала.

В-третьих, не надо сразу пытаться изменять программу. Хорошие программы предлагают не просто инструментарий для учета, но иногда и технологии ведения бизнеса и конкретных бизнес-процессов. Так происходит, потому что за время внедрений у предыдущих десятков и сотен предприятий все их пожелания уже были учтены. Используйте опыт ведения бизнеса ваших конкурентов!

В-четвертых, необходимо волевое решение об использовании программы. Как правило, при внедрении программы сотрудники сопротивляются автоматизации по нескольким причинам: это и просто боязнь чего-то нового, и понимание того, что старые схемы злоупотреблений теперь работать не будут, и теперь они не являются незаменимыми сотрудниками, так как раньше хранили всю необходимую информацию в основном у себя в голове. Необходимо это сопротивление преодолеть через мотивацию персонала или административные мероприятия.

В-пятых, необходимо выделить ключевых сотрудников, которые будут отвечать за результат внедрения и передавать свои знания коллегам.

— Можно ли адаптировать программу в соответствии с индивидуальными запросами и потребностями клиента? Каким образом это осуществляется (например выбор функций)?

— Возможности 1С: Предприятие 8, на основе которой разработаны программные продукты нашей компании, позволяют делать индивидуальные настройки. Помимо этого, любое решение содержит настройки, дающие возможность изменить работу системы, например включить на кассе режим фаст-фуд или включить режим работы с отложенными заказами. То есть необходимо разделить возможность настройки на 2 уровня:
- возможность настроек в пользовательском режиме, без приглашения программистов;
- возможность изменения программы для специфических нужд компании.
Учетные программы, разработанные не на платформе 1С, как правило, не могут быть изменены с учетом специфических нужды вашей компании. И если для фронт-офисных систем это не критично, так как схема продажи достаточно проста и в ней уже вряд ли можно придумать что-то новое, то для бэк-офисных систем это очень важно. Поскольку схема начисления зарплаты или распределения общих расходов в вашем ресторане может значительно отличаться от остальных. Также зачастую необходимо изменять печатные формы документов.

— Как правильно контролировать работу персонала, пользующегося автоматизированные системы учета (официанты, бухгалтера)?

— Для начала нужно решить, что контролировать, а что запрещать. То, что подлежит контролю, можно разделить на 2 большие группы:
- события, связанные с продажей, и махинации при этом;
- события, связанные с расходованием, списанием или закупкой продуктов.
Для контроля и управления первой группой событий рестораторам всегда поможет фронт-офисная система, обладающая большими возможностями для анализа действий персонала. Среди данных систем такие про- граммы, как: 1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе, РеСтарт, ИВС Магия, UCS R-Keeper.
Для контроля второй группы событий можно использовать бэк-офисные решения, позволяющие реагировать на значимые события — увеличение себестоимости или закупочных цен на заданный процент, проводить сравнение цен поставщиков. Такие задачи решает программа 1С-Рарус: Управление рестораном.
Современные системы учета позволяют максимально четко сформулировать ограничения возможных действий персонала. Также всегда можно просмотреть историю работы пользователя в учетной системе.

— Можно ли совместить контроль системы учета официантов и бухгалтеров? Есть ли связь между эти- ми программами?

— Да, есть. Программа Управление рестораном может быть связана с любой фронт-офисной системой. Как правило, в ресторанах есть система учета для официантов, но нет системы для бухгалтеров. Управление рестораном решает эту проблему. Вам не надо менять оборудование и программу, к которой привыкли официанты.
А в тех случаях, когда бухгалтера уже пользуются 1С: Бухгалтерией, они вынуждены вручную вносить информацию о продажах. Более того, кроме бухгалтерского и налогового учета есть понятие учета управленческого, который не всегда соответствует бухгалтерскому и предназначен для внутреннего пользования. Главная задача управленческого учета — мгновенно предоставлять руководству отчеты, позволяющие принимать управленческие решения. Главная задача при совмещении этих программ (для официантов, для директоров и для бухгалтеров) — исключить двойной ввод данных.
1С-Рарус: Управление рестораном позволяет совместить все виды учета и исключает двойной ввод данных на всех этапах.

— Возможно ли осуществлять проверку и мониторинг работы всех учетных систем удаленно (например из другого города, страны)?

— Если ваш ресторан постоянно подключен к Интернету, и у вас есть грамотный системный администратор, вы можете добиться, чтобы ваш ноутбук находился в локальной сети офиса, а значит, вы всегда можете получить доступ к привычным инструментам, с которыми бы вы работали, находясь в офисе.

— Существуют ли функции в программе, с помощью которых возможна автоматическая рассылка с поздравлением по датам в базе ресторана?

— Да, такие функции существуют. Есть возможность отправлять поздравления по SMS или по электронной почте. Такая же возможность есть и для формирования отчетности руководству. Например, если вы находитесь в отпуске или командировке, можно настроить программу таким об- разом, чтобы на ваш электронный ящик приходили необходимые отчеты, сформированные автоматически.

— Какие существуют положительные и отрицательные стороны систем автоматизации и работы с ними?

— Ну, о положительных сторонах мы поговорили выше. А что касается отрицательных сторон, то они следующие:
1. Административный и управленческий персонал не всегда является уверенными пользователями персональных компьютеров. Иногда приходится брать оператора в помощь классному шеф-повару.
2. Некоторые старые сотрудники уходят, потому что прежние схемы воровства перестают работать с внедрением автоматизированной системы учета.
3. Бизнес становится зависимым от программы и оборудования. Если программа или оборудование по каким-то причинам не работает (например нет света, поломались компьютеры или операционную систему одолел вирус), функционирование бизнеса очень затруднительно.

— Возможен ли экспорт данных из одной базы в другую?

— В данном случае необходимо уточнить про обмен между какими базами идет речь.
В Управлении рестораном есть:
- возможность загрузки данных о продажах из любых фронт-офисных систем;
- возможность выгрузки в 1С: Бухгалтерию;
- возможность обмена между территориально удаленными подразделениями.

http://www.restorator.com.ua/rus/restorator-archiv/yn_76/items_1470/mode_full.html